Quando uma PME portuguesa de Segurança e Saúde do Trabalho decide alterar os seus sistemas de gestão de forma radical, podemos dizer que anda com a cabeça nas nuvens?
A Cambravida nasceu e cresceu da mesma forma que outras dezenas de empresas do setor de Segurança e Saúde no Trabalho: nascida de profissionais da área que acreditaram ser possível prestar serviços de qualidade de forma inovadora, começando pela sua pequena base de clientes locais, passando pela fase (e dores) de crescimento, consolidando a sua presença e ganhando estatuto regional.
E se em termos de negócio as histórias são típicas e conhecidas, no que toca aos sistemas de gestão o argumento muda muito. Há empresas de grande dimensão que ainda usam Excel para gerir o seu negócio e um programa comprado no supermercado para emitir faturas; há empresas de pequena dimensão que usam o maior e mais caro Software; há empresas que usam sistemas que foram feitos para gerir clínicas médicas, quando não têm sequer consultório médico. E depois há as empresas que fazem o seu sistema de gestão evoluir com a empresa.
Foi este o caso da Cambravida, que começou por gerir a sua pequena carteira de clientes com Excel, passou posteriormente por um sistema desenvolvido à sua medida mas rapidamente atingiu uma dimensão em que já não conseguia gerir corretamente o seu negócio. A legislação a mudar quase todos os meses, a exigência de Software certificado e os seus técnicos e médicos que se têm que multiplicar por dezenas de clientes e precisam de ter acesso à sua rota diária de atividades sem ter que ligar para a empresa a cada hora.
Esta empresa do distrito de Aveiro com sede em Vale de Cambra e filial em Santa Maria da Feira gere cerca de 15 mil trabalhadores dos seus clientes e atualmente consegue fazê-lo recorrendo apenas a uma administrativa, que movimenta todo o backoffice de planeamento, marcação de consultas e visitas, emissão de faturas, das áreas de Segurança do Trabalho, Saúde no Trabalho, Segurança Alimentar, avaliações de constituintes – ruido, iluminância, conforto térmico…), formação e restante panóplia de serviços que a empresa presta. Os seus técnicos e médicos deixaram de necessitar de passar todos os dias de manhã nas instalações da empresa para recolher os documentos pré-impressos e no final do dia para os entregar. Deixaram de ter que fazer dezenas de chamadas por dia para o escritório central e aguardar 5 minutos para ser atendidos (e a conta de telefone baixou drasticamente). Conseguem ter acesso ao sistema, com a informação atualizada ao segundo.
Como se atingiu este grau de sofisticação, que pensávamos estar ao dispor apenas empresas multinacionais com dezenas de pessoas na equipa de informática? A Cambravida tem…zero pessoas na informática…e tem zero servidores próprios.
A explicação é dada pela sua responsável, Drª Cristina Cruzeiro. A Cambravida implementou recentemente o sistema inCloud for Safemed da tecnológica portuguesa Ábaco Consulting. “A Ábaco era cliente dos nossos serviços e apercebia-se das enormes dificuldades que tínhamos na marcação e gestão das consultas. Eles têm know how e experiência no setor de saúde e sabemos que trabalham bem e de forma muito profissional, demonstrado pela carteira de clientes que têm. Não pensávamos, pelo nossa dimensão, ter dinheiro e capacidade de ter um sistema deles, mas eles pediram-nos para nos provarem, e conseguiram.”
Perguntamos a esta responsável se o Software cobre todas as áreas do seu negócio. É um produto novo e baseado em todas as novas tecnologias, que permite acesso através de tablet e telemóvel, mas essa facilidade de acesso não torna o sistema simples demais? A resposta foi curiosa: “É o mesmo que usar uma app para ler e responder ao email. Ninguém questiona se dá para fazer, mas sim que é rápido, sempre acessível e funciona impecavelmente. No nosso caso, cobre todas as funções administrativas e dos contratos, e a parte de consultas médicas e visitas dos técnicos. Entretanto está previsto para fim de Junho a versão 1.5 do programa, que inclui a Segurança Alimentar, formação e mais uns detalhes. Mas aquilo que me fez mesmo decidir por esta aplicação é que o relatório único anual sai de forma automática e integrada com os sistemas da ACT. Teria poupado muito dinheiro e chatices se já tivesse esta solução em Março. Mas já estou a contar com a enorme eficiência, para nós e nossos clientes, no próximo ano”.
Mas o que fez a Cambravida mudar de sistema? O investimento compensa? Quanto tempo vai demorar a recuperar esse investimento? Cristina Cruzeiro explicou-nos que “O pagamento do sistema é feito por rendas. Pago o mesmo que pago por exemplo ao meu contabilista. E isso inclui os servidores, uma vez que uso o sistema Cloud da Ábaco, apenas tenho que ter do meu lado portáteis ou tablets com acesso à internet. Com a vantagem de que não importa ter um tablet Android ou iPad, ou aceder com um portátil Windows ou Apple. Basta ter a internet, e nem sequer com uma velocidade muito grande. Por isso o investimento compensou logo no primeiro momento. Estava a pensar contratar mais uma ou duas pessoas para apoiar a minha parte administrativa e de planeamento e assim deixou de ser necessário. O sistema é super intuitivo e fácil de entender, os técnicos da Ábaco estiveram uma hora connosco e a meio da sessão já estávamos a navegar sozinhos no sistema, tem um modelo de menus compreensível e o que eu gosto mais, que são os alertas. Assim que entramos no sistema, ele avisa-nos logo do que temos que fazer mais urgente”.
Mas o que levou a Cambravida e escolher esta solução? É uma solução relativamente nova no mercado, e existem outras soluções mais antigas. “Quando optamos por escolher uma nova solução, pedimos propostas, e tivemos diversas desilusões. Algumas das empresas a que pedimos propostas limitaram-se a enviar um documento com 4 ou 5 páginas, sem explicar o que estavam a vender. Quando insistimos, enviaram um técnico mas que não percebia do nosso negócio. Outra empresa tinha uma solução muito antiga, bastou abrir o ecran para percebermos que não queríamos aquilo. Houve uma tão completa que era absurdamente complexa, era preciso fazer 20 cliques e preencher 50 campos para fazer coisas muito simples. A maior parte das soluções são na realidade para clínicas médicas que depois foram adaptadas ao nosso negócio, enquanto que a Ábaco fez a solução a pensar nas prestadoras de serviços de SST. Vimos uma solução que até parecia interessante, mas caríssima. A Ábaco conseguiu reunir preço, funções completas, simplicidade, e têm aquilo que chamam roadmap que prevê lançamento de novas funções a cada 6 meses. Estou curiosa por ver a solução que têm para as avaliações de ruido ocupacional e que vai ficar disponível no final do ano, uma vez que hoje um relatório de ruido nos demorar mais de uma semana a fazer, se for uma empresa industrial complexa, e por aquilo que já vimos, conseguiremos emitir automaticamente, com base nas medições dos sonómetros, relatórios de mais de 80 páginas com todos os mapas e anexos e ainda o corpo principal do relatório, com mapas e estatísticas que temos que elaborar”.
E qual tem sido a reação dos médicos do trabalho? Normalmente eles têm alguma aversão pelos sistemas informáticos. “Como podem usar seus próprios tablets, ficam contentes. Percebem que basta 2 clicks para escolher o funcionário que vão examinar e que depois disso só têm que preencher os campos da consulta. Podem ver o histórico da ficha clinica de anos anteriores daquele funcionário, o que só por si já é uma vantagem relativamente a qualquer outra solução que vimos.”
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