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O que é um Sistema de Gestão Financeira?

Um Sistema de Gestão financeira é o conjunto de software e processos utilizados para a gestão de receitas, despesas e ativos de uma organização. Além de apoiar as operações financeiras diárias, o objetivo de um sistema de gestão financeira é maximizar os lucros e garantir a sustentabilidade da empresa no longo prazo. Estes sistemas servem de apoio à equipa financeira para:

  • Simplificar a faturação e a cobrança de contas
  • Otimizar o cash-flow diário, mensal e anual
  • Manter a qualidade das auditorias e cumprir os regulamentos de contabilidade
  • Automatizar processos financeiros e reduzir erros contabilísticos
  • Acelerar o fecho financeiro e as atividades de relatórios

O software de gestão financeira geralmente faz parte de um sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) da empresa, que consolida dados financeiros e operacionais e dá às equipas uma visão abrangente dos negócios. Cada vez mais, os CFOs optam por sistemas de gestão financeira e ERP baseados na cloud, que podem ser escalados rapidamente para fazer face ao crescimento da empresa e disponibilizar funcionalidades para diferentes regiões, idiomas, moedas e regulamentações. Às vezes, recursos adicionais integrados no sistema são necessários, como análises mais avançadas ou ferramentas personalizadas.

Exemplo de como os sistemas de gestão financeira permitem monitorizar e gerir a variação de gastos da empresa.

Exemplo de como os sistemas de gestão financeira permitem monitorizar e gerir a variação de gastos da empresa.
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Componentes essenciais de um sistema de gestão financeira

Um sistema de gestão financeira eficaz garante às empresas um conjunto completo de funcionalidades de contabilidade numa única fonte de dados. Dentro do sistema existem muitas ferramentas diferentes, que podem ser agrupadas em quatro categorias distintas:

  • Contabilidade geral e fecho financeiro: estas ferramentas suportam atividades contabilísticas essenciais, como razão geral, contas a pagar, contas a receber e folha de pagamento. Além disto, ajudam as equipas a criar relatórios, demonstrações financeiras de receitas, despesas e saldos – de forma rápida e com menos esforço. Os recursos de gestão tributária ajudam também a garantir a exatidão e conformidade tributária.

sistema de gestao financeira contas a receber

Sistema de gestão financeira exemplificando o status das contas a receber

 

  • Gestão de receita, caixa e tesouraria: as equipas financeiras podem automatizar processos de faturação, visualizar pagamentos e garantir a conformidade com os regulamentos fiscais em vigor. Ferramentas de gestão de caixa e tesouraria ajudam as equipas a prever o fluxo de caixa, melhorar a liquidez e mitigar riscos de forma proativa. Este software pode integrar-se com sistemas bancários, para que os utilizadores possam ter visibilidade em tempo real dos saldos bancários e simplificar a reconciliação nas contas.
  • Planeamento e análise financeira: este conjunto de ferramentas de planeamento, previsão, orçamento e analytics ajudam os CFOs e as suas equipas a apoiar a saúde financeira geral da empresa. Os softwares de Planeamento e Análise Financeira são críticos para analisar custos e lucros, melhorando o desempenho, prevendo as condições futuras e fornecendo instrumentos de suporte para uma decisão rápida e precisa. Garante também suporte ao planeamento de vários cenários e à colaboração entre finanças e todos os outros departamentos.
  • Governance, Risk and Compliance: as ferramentas de GRC ajudam as equipas a alinhar as atividades organizacionais às metas de negócios, identificar e mitigar diferentes tipos de risco e garantir a conformidade com as leis e regulamentações – desde GDPR a acordos comerciais internacionais. Ao sincronizar dados de Corporate Governance, gestão de risco e atividades de conformidade, as empresas podem operar com mais eficiência e agir com integridade.

sistema de gestao financeira capital e riscos

O software GRC ajuda as empresas a monitorizar e gerir a disponibilidade de capital e os riscos associados.
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Transformação de finanças digitais e novas tecnologias

A maioria das empresas ainda está no estágio inicial de aplicação de tecnologias digitais como a cloud, machine learning, automação de processos robóticos (RPA), inteligência artificial (IA) e blockchain para processos financeiros – mas uma grande mudança está a chegar. Não apenas se espera que os CFOs e suas equipas sirvam de suporte rápido às decisões de negócios, mas também as duras lições aprendidas com a pandemia COVID-19 estão a forçar os líderes a acelerar a transformação financeira e a adoção de novas tecnologias.

É fácil perceber por quê. Os benefícios da transformação financeira digital – como inteligência instantânea, modelagem preditiva altamente precisa e processos mais ágeis e automatizados – são os ingredientes de que as empresas precisam para navegar pelas mudanças e adaptarem-se ao novo normal. A IA, em particular, é uma força motriz por trás da transformação financeira, revolucionando completamente a análise financeira, a automação e todos os processos – desde atividades de fecho financeiro até mitigação de risco e conformidade.

  • Gestão financeira Cloud: além de escalabilidade e capacidade de se conectar a mais fontes de Big Data, a gestão financeira baseada em cloud oferece acesso seguro ao sistema a partir de qualquer lugar – o que é especialmente importante agora que tantos funcionários estão trabalhando remotamente. A cloud também é a porta de entrada – e o pré-requisito – para tecnologias novas e inteligentes como IA, Machine Learning e blockchain.
  • Análise financeira avançada: a análise financeira impulsionada por IA machine learning pode extrair grandes conjuntos de dados estruturados e não estruturados – de dentro e de fora da organização – quase em tempo real. Essas análises capacitam os profissionais financeiros a criar previsões e planos mais precisos, modelar cenários futuros, compreender o impacto financeiro de decisões potenciais, gerar relatórios sob demanda e prever riscos e oportunidades. Em última análise, a análise financeira avançada pode ser usada para orientar os negócios na direção certa e garantir a sustentabilidade a longo prazo.
  • Automação financeira:90% dos controllers corporativos, em breve, usarão uma combinação de RPA e IA para automatizar todos os processos, desde relatórios financeiros e fechos até à preparação de impostos e folha de pagamento. Os bots RPA não apenas automatizam tarefas repetitivas, mas também libertam recursos humanos para se concentrarem em trabalhos de maior valor – podem concluir mais tarefas com maior rapidez, minimizar custos e erros, otimizar fluxos de trabalho e orquestrar atividades entre equipas de bots humanos.
  • Blockchain: Em finanças, a tecnologia blockchain garante novos níveis de transparência, eficiência e segurança. Por exemplo, as equipas financeiras podem usar o blockchain para criar um livro razão único e imutável que está sempre atualizado e não requer reconciliações. Contratos inteligentes baseados em blockchain – contratos que são executados automaticamente quando as condições predeterminadas são atendidas – também podem ser usados para automatizar e acelerar atividades como processamento de pagamentos e conformidade regulatória.

 

Os melhores sistemas de gestão financeira baseados em cloud incorporam agora tecnologias inteligentes como análise avançada, IA, machine learning e blockchain diretamente nas suas ferramentas – o que acelera drasticamente a transformação financeira e oferece rápido retorno de valor e ROI.

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