7 Dicas para escolher o seu software
de gestão empresarial

Artigo de Opinião de Nuno Figueiredo, Board Member e Sales & Marketing Director da Abaco Consulting, para a Executive Digest (Edição Papel) de Julho/Setembro, página 30-31.

O software de gestão (ERP) certo pode fazer toda a diferença para o negócio das organizações. No entanto, até mesmo o mais indicado pode ser ineficaz sem uma estratégia de implementação adequada. E, neste sentido, é fundamental que as empresas reavaliem as suas práticas de implementação de software, de forma a garantir que obtêm o melhor retorno do investimento realizado.

Escolher o software mais adequado é determinante para o sucesso dos negócios. Afinal, a tecnologia permite simplificar tarefas, reduzir erros e otimizar processos.

Desta forma, a escolha de um novo ERP que suporte as funcionalidades dos negócios das organizações é uma decisão que deve ser bastante ponderada e na qual devem ser tidos em conta todas as áreas da empresa, independentemente do seu setor de atividade. Pois, escolher um Sistema de Gestão pode parecer algo simples, mas merece uma especial atenção, pois trata-se de uma compra complexa, sendo que existem várias opções disponíveis e, por isso, esta pode não ser uma missão tão fácil assim, uma vez que é preciso fazer algumas análises para encontrar o software adequado às necessidades da empresa.

Uma mudança de ERP ou upgrade do mesmo para uma versão mais recente pode implicar uma mudança na forma como os utilizadores executam determinados processos. Normalmente, essa mudança é bastante positiva, pois o fluxo de informação é simplificado e fica ao alcance de todos, em tempo real. No entanto, deve ser tido em conta o período de adaptação dos utilizadores a este novo sistema, o que pode levar algumas semanas.

Antes da escolha é importante que seja realizado um levantamento das reais necessidades da empresa, uma vez que diversos processos podem ser automatizados dentro da mesma, por isso, é essencial que se defina processos que são prioridade e que devem ser respondidos pelo software. Também é fundamental que se dedique algum tempo para identificar as falhas e o que impede o desenvolvimento da empresa.

Apesar do custo ser uma das principais questões das empresas, é importante referir que este custo se traduz num investimento a longo prazo e na simplificação de tarefas. Quanto melhor for o fluxo de informação e as funcionalidades, mais tempo terão os colaboradores para executar outras tarefas que se podem traduzir em receita para a empresa.

Assim, partilhamos algumas dicas para que a escolha do software de gestão empresarial seja um processo mais ágil:

1. Qualidade técnica: A escolha de um novo software de gestão empresarial deve basear-se na sua qualidade, dado que a empresa vai investir dinheiro e recursos neste projeto e, por isso é importante certificarem-se que escolha recai sobre um software bem implementado no mercado e com boas críticas por parte dos utilizadores e empresas. É também fulcral que se verifique quais os principais problemas na sua implementação, mas também qual o retorno esperado.
2. Potencial de crescimento: Visto que este tipo de projetos é um investimento a longo prazo é necessário que seja verificado que o mesmo é escalável. Ou seja, a estratégia da empresa pode mudar ao longo dos anos, sendo fundamental que o sistema acompanhe todos esses processos, quer seja uma mudança para a Cloud ou de um novo módulo de operações que pretende adicionar ao negócio.
3. Funcionalidades: É primordial que se defina quais as funcionalidades e processos que necessitam mesmo antes de iniciar o projeto. Isto porque o fornecedor do sistema deve estar consciente de todas as necessidades da organização para melhor avaliar o modelo de implementação. Alguma imprecisão neste ponto pode trazer problemas no futuro.
4. Facilidade operacional: O novo sistema de informação da empresa deve ser bem compreendido por todos. Simples, intuitivo é fácil de utilizar são 3 dos principais requisitos. Pode-se ainda optar por sistemas que funcionem em todos os dispositivos móveis, tendo desta forma todas as informações da empresa empresas disponíveis no telefone e no tablet, em qualquer lugar e hora.
5. Facilidade de Implementação: Deve ser garantido que a opção escolhida recai para um software com um tempo de implementação adaptável ao seu negócio, para que possa gerar receitas mais rapidamente e para que consiga analisar o negócio como um todo.
6. Qualidade de suporte técnico do Fornecedor: Mesmo depois da implementação do sistema, podem continuar a existir erros, pequenas falhas ou mesmo dúvidas por parte dos seus colaboradores. Assegure que o seu parceiro de implementação consegue dar-lhe todo o apoio técnico quando necessita.
7. Experiência, desempenho histórico do Fornecedor: Por último, mas não menos importante, deve verificar as referências do parceiro de implementação. Verifique se o mesmo já implementou estes sistemas em empresas da mesma indústria e com a mesma dimensão e qual a taxa de sucesso desses projetos. É também importante questionar sobre a qualidade da equipa e a sua experiência, não só a de implementação do projeto, mas também de suporte.

Face a isto, implementar o melhor sistema de gestão empresarial não é uma missão impossível. Mas é fundamental que as empresas reconheçam a sua importância e valorizem a inclusão deste tipo de softwares nas suas organizações.